Как добавить онлайн-запись на сайт

Форма с желаемой датой ещё не означает онлайн-запись. Если сотрудник позже уточняет свободное время, это запрос на запись. Для подтверждённого бронирования сайт должен учитывать актуальное расписание, занятость специалистов и правила изменения встречи.

Выберите между запросом и подтверждённым временем

Запрос подходит, когда длительность услуги и нужный специалист определяются после разговора. Клиент указывает предпочтения, а сотрудник подтверждает возможность. В интерфейсе это должно быть понятно до отправки.

Моментальная запись полезна, если компания может заранее определить доступные интервалы. Тогда сообщение об успехе означает закреплённое время. Нельзя показывать окончательное подтверждение, если обращение только отправлено менеджеру и свободный интервал ещё не проверен.

Опишите, что ограничивает доступное время

• Длительность услуги и необходимый перерыв между встречами.
• Рабочий график специалиста, выходные и исключения.
• Нужное помещение, оборудование или другое общее ограничение.
• Возможность записи нескольких клиентов одновременно.
• Правила предварительной записи и отмены.

Если два специалиста используют один кабинет, свободный график каждого не гарантирует доступность кабинета. Эти зависимости нужно учесть до разработки, а не решать вручную после появления конфликтующих записей.

Назначьте единственный источник актуального расписания

Решите, где сотрудники ведут встречи: в существующей системе записи или на сайте. Запись по телефону должна попадать в тот же учёт занятости. Иначе клиент увидит свободное время, которое администратор уже занял.

Для связи с внешней системой согласуйте частоту обновления и поведение при недоступности. Если актуальность не подтверждена, безопаснее предложить запрос с последующим ответом, чем обещать свободный интервал. Отдельно определите, кто меняет график при отпуске или переносе работы.

Продумайте подтверждение, перенос и отмену

Покажите услугу, дату, время, место и существенные условия перед завершением. Уточните часовой пояс, если клиенты и исполнители находятся в разных регионах. Запрашивайте сведения, необходимые для записи и связи, с понятным объяснением.

Клиенту нужен способ узнать состояние записи и изменить её по согласованным правилам. Уведомление сотруднику и напоминание клиенту — отдельные действия: сбой одного сообщения не должен бесследно удалить бронирование. Условия предоплаты, если она есть, также требуют отдельного сценария.

Проверьте конфликт и изменения расписания

Попросите разработчика проверить две попытки занять один интервал, перенос встречи, отмену, запись по телефону и изменение графика. Убедитесь, что недоступное время перестаёт предлагаться, а освобождённое возвращается по вашим правилам.

Пройдите сценарий с телефона и найдите запись в рабочей системе. Результат внедрения — согласованная встреча с понятным статусом, а не только появившийся календарь. Назначьте сотрудника, который разбирает исключения и контролирует актуальность расписания.